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Qué estudiar para ser Asistente Personal

Administración y Gestión

Un asistente personal es un profesional de administración y gestión que se dedica a proporcionar asesoramiento y apoyo administrativo a otra persona de cargo superior, ya sea el director general, el gerente o un responsable de departamento de una organización.

Para ser Asistente Personal es importante haber estudiado Asistencia a la Dirección, lo que te capacitará para asistir a tu superior con una buena base en habilidades organizativas y de administración. Además, los asistentes personales son personal de confianza dentro de una empresa, por lo que su función dentro de la organización se basa en ayudar al director o gerente a cumplir con su agenda y tareas diarias.

Euro

20.000€ - 26.000€

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¿Qué titulación es necesaria para ser Asistente Personal?

¿Qué funciones y tareas realiza un Asistente Personal?

La persona que trabaja como asistente personal es la responsable de la agenda personal de su superior, director o gerente y sus funciones como asistente se basan en, justamente, asistir a su jefe en todo lo relativo a su jornada laboral. Las principales funciones de un asistente personal de una oficina o despacho son:

  • El trabajo de un asistente personal empieza por llevar la agenda de su superior: conocer las horas de sus reuniones, gestionar citas, recordar compromisos, organizar viajes y manejar otras actividades cotidianas. En muchas ocasiones, será trabajo del auxiliar personal el tener que gestionar dos agendas al mismo tiempo: la de su superior y la suya propia, donde anotará los contactos y sus propias tareas de oficina.
  • Otra de las funciones de la asistencia personal en una oficina consiste en tener que atender todas las llamadas telefónicas dirigidas al director de oficina y tomar nota de los recados. Además, el asistente de dirección también deberá responder a aquellos correos electrónicos para los que tenga respuesta, con la intención de hacer de filtro o de reducir el trabajo a su jefe/a o superior.
  • Dependiendo de la empresa o la estructura del despacho, los asistentes personales también pueden ser las personas responsables de las tareas relativas a los compromisos diarios de dirección. Esto es: reservar un restaurante, comprar billetes de avión para un viaje de negocios, confirmar una reunión, reservar hoteles, llamar a un taxi, etcétera.
  • Un asistente personal también es la figura de apoyo de su superior, en tareas de gestión de documentación. El auxiliar de dirección deberá encargarse de la gestión de la documentación jurídica y empresarial, así como de la gestión de los procedimientos administrativos relativos a la formación, la promoción de personal y los recursos humanos.
  • Ser asistente personal a la dirección, implica realizar tareas administrativas, financieras y de gestión: trabaja con procesadores de texto y programas de gestión de bases de datos; también realizar tareas como la gestión de documentos, informes y estadísticas con eficiencia; o incluso gestiona servicios de relaciones públicas como la organización de un evento.
  • El asistente personal de despacho también será la persona que haga de filtro ante las peticiones interdepartamentales y deberá tener suficiente mano derecha como para saber discernir lo importante de lo urgente. También tiene que hacer la función de lidiar con clientes y proveedores cuando estos pretenden dirigirse directamente a su superior.

¿Cuáles son los requisitos para convertirse en Asistente Personal?

Para ser asistente personal de dirección, hace falta tener determinadas habilidades técnicas, así como habilidades sociales o ‘soft skills’. Té contamos cómo ser Asistente Personal y cuáles son los requisitos para triunfar en esta profesión:

  1. Persona muy discreta
    Un Asistente Personal es un cargo de confianza que tiene el requisito de ser una persona altamente discreta. A veces deberá trabajar con información confidencial y altamente sensible, con datos personales o documentación interna. Para ser ayudante personal hay que ser una persona muy profesional en su trabajo, discreta y reservada.

  2. Perfil multitarea
    Los Asistentes Personales deben ser profesionales multitarea, capaces de saber hacer varias cosas al mismo tiempo, con la capacidad de controlarlas todas a la vez de forma eficaz y con total discreción: en un mismo espacio de tiempo puede atender una llamada, verificar la agenda de dirección, reservar una sala de reuniones y elaborar un informe.

  3. Profesional versátil
    Tan importante es tener un perfil multitarea como ser un profesional versátil. Y es que dependiendo del despacho donde trabaje el asistente personal, o el tipo de superior al que asista, deberá hacer distintas funciones: desde llevar la gestión documental, hasta hacer de recepcionista, encargarse de los recursos humanos de la empresa o encargarse de la organización de eventos.

  4. Comunicación y atención al cliente
    Un requisito más que indispensable para trabajar como asistente personal es mostrar una atención al cliente impecable y unas altas habilidades comunicativas: este asistente administrativo deberá hablar a menudo por teléfono, escribir correos y redactar informes, por lo que deberá usar un lenguaje correcto y formal, una buena redacción escrita.

  5. Persona organizada
    La profesión de asistente personal lleva intrínseca la habilidad de ser una persona muy organizada, que sepa registrar toda la documentación jurídica y administrativa de la empresa. Además, este asistente de oficina deberá tener la capacidad de plantificar la agenda de su superior, tener preparada la documentación requerida en cada momento, recordarle las citas de la agenda o preparar las salas de reuniones.

  6. Habilidades ofimáticas, informáticas y técnicas
    El trabajo del asistente personal implica dominar la ofimática, las tablas de excel y los procesadores de datos. Además, en su trabajo, el asistente de despacho debe tener ciertas habilidades informáticas y, al mismo tiempo, capacidad para dominar los equipos de oficina más comunes para un asistente a dirección: impresoras, encuadernadoras, fotocopiadoras, y todo el material consumible necesario.

Certificaciones para mejorar empleabilidad de un Asistente Personal

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¿Cuánto gana un Asistente Personal?

Este perfil asistente personal de la rama de la administración y gestión suele cobrar entre 20.000 y 26.000 euros anuales. Aun así, debes saber que las tareas y funciones de los asistentes personales pueden variar muchísimo, dependiendo de la persona a la que asistan, de los años de experiencia en un mismo puesto de trabajo o del grado de confidencialidad de los asuntos de gerencia y dirección. Es por ello por lo que un auxiliar o ayudante personal puede llegar a cobrar mucho más por su trabajo.

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