Gestión del tiempo: los ladrones

Todos conocemos la expresión “El tiempo es oro” pero no siempre sabemos cómo aprovecharlo. Existen muchos factores negativos que aparecen interrumpiendo nuestras tareas cotidianas.

Saber exprimir al máximo nuestro tiempo no siempre es tarea fácil. ¡Veamos que malos hábitos debemos evitar!

Cuando hablamos de gestión del tiempo hablamos de ser más productivos y eficientes: hacer más en menos tiempo. Para ello, entre otras estrategias, debemos luchar contra lo que denominamos ladrones del tiempo.

Podríamos definir a los ladrones del tiempo como aquellos sucesos, situaciones o personas que aparecen en nuestras jornadas laborales y de estudio, y que interrumpen la tarea que estamos desarrollando, haciéndote perder la concentración. Además, del tiempo dedicado a atender el evento nuevo que haya surgido, debes sumarle el tiempo necesario para volver a “fluir”, a entrar de lleno en aquello que estabas desarrollando.

Ladrones del tiempo internos

Son aquellos que diríamos que podemos controlar. Principalmente son causados por uno mismo. En esta categoría tendríamos:

• No tener una buena planificación de tareas diaria, lo cual te puede llevar a improvisar en cada momento qué hacer. Esta “no estrategia” suele llevarte a desarrollar no las tareas más importantes sino las que acaban de entrar, las más rápidas, las más placenteras, etc. Y, a menudo, se acaba procrastinando lo verdaderamente importante. Este, sin duda, es el más importante de los ladrones del tiempo.

• Las interrupciones tecnológicas que puedes controlar:

El wasap. Si estás trabajando o estudiando, silencia el wasap y no lo revises hasta tu media hora de descanso o en tu hora del almuerzo, por ejemplo. Te sorprendería la cantidad de tiempo que perdemos desconcentrándonos con este exitoso sistema de mensajería.

Las redes sociales. Salvo que seas un community manager, desconecta de las redes sociales. Si son cuestiones personales o lúdicas, debes dejarlo para otro momento fuera de tu jornada. Si son cuestiones profesionales, márcate un tiempo para ellas, para revisarlas, crear contenidos, etc.

Deja de chequear el correo electrónico de manera constante e instantánea. Te puede llevar a sentir muy eficiente pero, en realidad, la productividad está ligada a la resolución de problemas y a la consecución de objetivos. Decide cuántas veces y a qué hora revisarás el correo electrónico.

Ladrones del tiempo externos

Este tipo de interrupciones ya no dependen de ti sino de eventos que no puedes controlar. Aunque hay más, vamos a citar los tres que nos parecen más importantes.

1. Las llamadas telefónicas. Si estás realizando una tarea difícil que te exige un importante esfuerzo mental, apaga el teléfono o pide que, por ese período de tiempo, no te pasen llamadas. Márcate un tiempo al día para devolver las llamadas.

2. Las visitas inesperadas. El “¿tienes un minuto?”, “¿podemos comentar este tema ahora?” Sé asertivo y procura que tus compañeros y colaboradores sepan cuándo estás en tus “horas más productivas” por ejemplo, fijándolas de antemano. Evitarás muchas interrupciones.

3. Las reuniones, o mejor dicho, las reuniones improductivas. Procura que haya un orden del día, una hora de inicio y una de finalización y que, antes de acabar, se hayan fijado los acuerdos y conclusiones de manera clara.

Como habrás visto, el objetivo es que puedas tener períodos de tiempo en que estés muy concentrado, atento y presente en relación a la tarea que estés ejecutando.

¿Cuáles son los ladrones del tiempo que más te afectan?