Equipo de Administración y Gestión y Office Manager en una reunión en una oficina.

Cómo ser Office Manager

Administración y Gestión

Un Office Manager es un profesional del perfil de Administración y Gestión que se encarga de las tareas relativas al mantenimiento y al buen funcionamiento general de una oficina.

Para ser Office Manager hay que estudiar Asistencia a la Dirección, ya que su trabajo consiste en ser la persona responsable de la coordinación de un departamento o de una empresa, según su volumen. Se trata de un perfil multitarea esencial en cualquier organización que, además de sus funciones diarias, se puede encargar de dar soporte a las diferentes áreas de la organización.

Euro

20.000€ - 26.000€

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¿Qué titulación es necesaria para ser Office Manager?

¿Cuáles son las funciones de un Office Manager?

Las funciones de un Office Manager dependen mucho de las necesidades de cada empresa y de su estructura, aunque en la mayoría de las ocasiones, el corporate office manager es el responsable de:

  • La recepción de visitas presenciales, así como la atención al cliente por vía telefónica. Como office manager, su función será la de atender las visitas externas que acuden a la oficina para reuniones, o bien para entrevistas. También la de tomar nota de las llamadas y pasar el recado a quien corresponda.
  • El office manager gestiona la oficina, y también las salas comunes. Es por ello por lo que, cuando sea necesario, será la persona responsable de preparar las salas de espera para las visitas, las salas de reuniones para los clientes y coordinar los espacios con el fin de mejorar su eficiencia y ofrecer la imagen adecuada a clientes y proveedores.
  • Entre las responsabilidades de un office manager está también la gestión de compras y facturación de consumibles para la oficina. Junto a otros perfiles como el recepcionista, o el auxiliar administrativo, el office manager se encargará de coordinar todas las tareas técnicas necesarias para el buen funcionamiento de la oficina.
  • Entre las tareas de estos gestores de oficina, está la de dar apoyo al equipo de Tecnologías de la Información y al departamento de facturación y contabilidad de la empresa: el office manager puede hacer funciones de gestión de inventarios de material, llevar un control de los suministros de la oficina, gestionar tiques, la caja, etc.
  • El departamento de Recursos Humanos es otro departamento que recibe apoyo del office manager, y entre sus funciones están las de encargarse del fichaje, las vacaciones, las altas y las bajas de personal, la publicación de ofertas de trabajo y recepción de cv, dar soporte en la selección de personal y en la elaboración de contratos, …
  • Los office managers reportan a menudo directamente a dirección y, por lo tanto, suelen ser los gestores responsables de elaborar presentaciones, redactar informes y organizar toda aquella documentación no técnica solicitada por sus superiores: desde documentación legal hasta CRM’s y bases de datos.
  • Finalmente, una función muy importante de un supervisor de oficina es la de encargarse de organizar, supervisar y preparar eventos dentro y fuera de la oficina. Para ello será la persona responsable de contactar con proveedores, buscar presupuestos para valorar propuestas, etc. También la gestión de reuniones y viajes de trabajo.

¿Qué habilidades tiene un Office Manager?

Los requisitos más relevantes para ser un buen office manager se basan en habilidades sociales: este gestor de oficina debe ser una persona comprometida, responsable y discreta, muy orientada al detalle. Veamos, pues, cómo debe ser un buen office manager y cuáles tienen que ser sus mayores cualidades:

  1. Dominio del paquete Office
    Un office manager necesita tener un alto nivel en gestión de CRM’s, saber manejar hojas de cálculos Excel, bases de datos, presentaciones PowerPoint, redactar documentos, etc. Así que, para conseguir trabajo como gestor de empresas, será requisito indispensable tener un buen manejo del paquete Office y programas de gestión de bases de datos.

  2. Perfil resolutivo
    Un office manager debe ser una persona empática, proactiva, de trato agradable, con buena presencia y con capacidad resolutiva para solucionar cualquier problema técnico que suceda en la oficina. De este profesional se espera que tenga alta capacidad por entender el buen funcionamiento de la organización y saber anticiparse a cualquier contratiempo.

  3. Saber inglés
    Otro de los requisitos indispensables como office manager, es que tenga un alto nivel de inglés, tanto oral como escrito. Y es que depende del sector empresarial, pero es muy probable que, en su día a día, deba trabajar con proveedores o clientes de lengua inglesa y se requiera de él/ella que, como mínimo, sepa atender llamadas telefónicas o redactar correos en inglés.

  4. Habilidad comunicativa
    Tener una buena comunicación es, probablemente, la habilidad más importante de un office manager. Y es que a este perfil se le pide que tenga una excelente atención al cliente, habilidades interpersonales y que sepa comunicarse de forma clara, con un lenguaje acorde a su puesto de trabajo. También deberá tener una buena redacción escrita.

  5. Persona comprometida y discreta
    Ser office manager significa tener mucha información relacionada con aspectos internos de la empresa. Es por ello que un office management requiere poder contar con un perfil altamente discreto, que sepa realizar su trabajo con total rigurosidad y esté altamente comprometido con la empresa. A veces deberá trabajar con información sensible, así que se le exigirá confidencialidad.

  6. Persona organizada y metódica
    Como cualquier perfil profesional que trabaja en administración y gestión, el office manager debe tener habilidades organizativas y ser una persona planificada y metódica. De él/ella se valorará que sea un perfil multitarea capaz de saber hacer varias tareas al mismo tiempo. Así pues, saber llevar una buena gestión del tiempo también le ayudará a poder ejecutar sus tareas de forma eficaz.

Certificaciones para mejorar empleabilidad de un Office Manager

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¿Cuál es el rango salarial de un Office Manager?

El sueldo de un office manager en España es de 20.000 a 26.000 euros anuales aproximadamente, aunque como has visto, el trabajo de este gestor de oficina puede variar considerablemente en función de las necesidades organizativas de cada empresa. También, hay que tener en cuenta que el salario promedio podrá ser superior según los años de experiencia del office manager en un puesto de trabajo similar y según la responsabilidad exigida dentro de la empresa.

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