¿Qué es ATS (Applicant Tracking Systems)?

¿Qué es un ATS en RRHH?  

Un sistema de seguimiento de candidatos, también conocido como ATS, es una herramienta esencial en el ámbito de los recursos humanos. Funciona como una base de datos que almacena y organiza los currículums de los candidatos, facilitando a las empresas el proceso de selección. Este software permite a los reclutadores revisar las solicitudes de manera eficiente y enviar notificaciones automáticas a los candidatos. 

Los sistemas de seguimiento de candidatos suelen operar mediante el uso de palabras clave relevantes para el puesto ofertado. Esto establece una conexión entre el perfil del candidato y los requisitos del empleo. De manera muy similar al funcionamiento de los motores de búsqueda en Internet, los ATS utilizan algoritmos que ponderan la frecuencia de las palabras clave. Además, algunos sistemas realizan análisis sintácticos y semánticos para identificar términos relacionados con las especificaciones de la oferta de trabajo. 

Cómo funciona un Applicant Tracking System  

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En la primera etapa, conocida como recolección, el software ATS recopila de forma pasiva todos los datos relevantes de los candidatos, como su nombre, información de contacto, historial educativo y experiencia laboral. Muchos de estos sistemas tienen la capacidad de conectarse directamente a plataformas de empleo lo que agiliza aún más el proceso al obtener información directamente de la fuente. 

La fase de filtrado es crucial en el proceso de reclutamiento y aquí es donde los ATS se convierten en valiosos aliados para los profesionales de recursos humanos. Estos sistemas utilizan palabras clave para determinar la idoneidad de un candidato para un puesto en concreto. Los algoritmos detrás de estos sistemas analizan la frecuencia de las palabras clave dentro de la información recopilada y algunos incluso realizan análisis sintácticos para identificar términos relacionados con la oferta de trabajo. 

Una vez completada la fase de filtrado, el ATS presenta los resultados, que pueden ser una selección reducida de candidatos entre cientos de currículums. Estos candidatos deben pasar por un proceso de selección diseñado por la empresa, que puede incluir desde entrevistas hasta pruebas específicas. Para mantener toda la información centralizada, los reclutadores pueden dejar comentarios en el perfil de cada candidato a medida que avanzan en el proceso. Además, para mantener a los candidatos informados sobre el progreso del proceso, el reclutador puede configurar notificaciones automáticas o enviar correos electrónicos informativos. 

Beneficios del uso del sistema de ATS para las empresas  

Uno de los principales beneficios del uso de los sistemas ATS en las empresas es su capacidad para centralizar toda la información relevante en una única interfaz, lo que agiliza significativamente las operaciones del departamento de recursos humanos. 

El ahorro de tiempo es otra ventaja destacada. Al ofrecer herramientas de filtrado y acceso rápido a la información de los candidatos, estas plataformas agilizan el proceso de selección y permiten una rápida identificación del candidato más idóneo para el puesto ofertado.  

Asimismo, al reducir la dependencia de plataformas externas y optimizar los procesos internos, las organizaciones pueden ahorrar en gastos operativos. Por otro lado, los sistemas ATS también mejoran la calidad de las contrataciones al identificar candidatos que mejor se ajustan a los requisitos del puesto. Al optimizar las entrevistas y utilizar herramientas de seguimiento digital, las empresas pueden realizar contrataciones más acertadas y duraderas en el tiempo. 

Finalmente, las herramientas digitales de selección de personal también mejoran la experiencia del candidato al proporcionar vías de comunicación efectivas, plantillas personalizables y la capacidad de mantener registros actualizados para futuras oportunidades. Esto contribuye a construir una relación positiva entre la empresa y los candidatos, lo que a su vez fortalece la reputación de la marca empleadora y facilita la atracción y retención de talento. 

Otros sistemas de gestión del candidato  

Además del ATS, existen otros sistemas de gestión del candidato. El software HCM es una herramienta integral para la gestión del capital humano, ya que no solo facilita el proceso de contratación, sino que también abarca otras áreas cruciales de recursos humanos, como la nómina, las prestaciones, el rendimiento y el desarrollo del personal. Este sistema permite la integración de datos y procesos en diferentes funciones y plataformas de RRHH, lo que mejora su funcionalidad y rendimiento en general. 

En contraste, las Plataformas de Marketing de Contratación (RMP) se centran en atraer y captar talento a través de diversas estrategias y canales de marketing. Estas plataformas ayudan a crear y distribuir contenido de marca, como páginas de empleo, blogs y publicaciones en redes sociales, y también permiten medir y optimizar la efectividad de las campañas de contratación. 

Por otro lado, los Sistemas de Inteligencia del Talento (TIS) son soluciones avanzadas que utilizan la Inteligencia Artificial y el Aprendizaje Automático para optimizar el reclutamiento. Estos sistemas pueden buscar candidatos en una variedad de fuentes, enriquecer sus datos con detalles sobre habilidades y personalidad, y hacer coincidir a los candidatos con las vacantes de empleo según su idoneidad y potencial. 

Bónus: Cómo optimizar CVs para ATS  

Para asegurar que el CV esté optimizado para los sistemas ATS, es fundamental adaptar ciertos elementos clave. En primer lugar, hay que seleccionar cuidadosamente las palabras clave más relevantes. La mejor fuente para identificar estas palabras clave es la oferta de trabajo, donde los candidatos deben prestar atención a habilidades y términos que se repiten en la descripción del puesto. 

El diseño del CV también es importante para los ATS (Applicant Tracking Systems). Es recomendable optar por un diseño sencillo y evitar elementos como tablas, o columnas que pueden dificultar la lectura del ATS. Asimismo, se deben usar fuentes compatibles con los sistemas ATS, como “Arial”, y utilizar títulos de secciones tradicionales, como "Perfil profesional", "Experiencia laboral" y "Habilidades".