¿Cómo trabajar de secretario/a o asistente/a de dirección?

El rol de secretario o asistente de dirección es imprescindible en la mayoría de empresas, pero ¿sabes exactamente cuáles son las funciones de esta figura profesional y qué debes hacer si te quieres dedicar a ello? ¡Te las contamos en este blog!

¿Qué hace un secretario/a o asistente/a de dirección?

Un secretario o secretaria, también llamado asistente de dirección, es el encargado de supervisar los asuntos de algún profesional como, por ejemplo, un director/a de una empresa, un presidente/a, monarcas o personas de cierto poder. Este rol se encargará de atender todas las cuestiones que requieran confidencialidad, de aquí «secretario», en latín «secretarius», nombre que viene de «secreto».

¿Cuáles son las funciones de un secretario/a o asistente/a de dirección?

Si bien es cierto que las tareas varían en función de cada empresa, la mayoría de profesionales con este rol tienen las mismas funciones. ¿Quieres saber exactamente cuáles son? ¡Te contamos cómo es el día a día de un secretario!

Recibir y revisar documentos
Un secretario o secretaria debe trabajar con una gran cantidad de documentos. Esta figura profesional es la máxima encargada de recibir aquellos documentos que procedan de los distintos departamentos de la empresa, clientes o proveedores. Asimismo, deberá revisar que todos los documentos no contengan ningún error y estén correctamente firmados. Por otro lado, es muy posible que deba asignar el tipo de prioridad de cada trámite para cumplir con los plazos establecidos.
Archivar documentos
Otra de las principales funciones principales de trabajar como secretario es almacenar todos los documentos de forma que queden todos ordenados para, más adelante, encontrarlos lo antes posible.
Atender llamadas telefónicas y visitas
En una empresa, es muy común recibir visitas de proveedores o clientes. Un secretario es la figura profesional que se encargará de recibirles y atenderles para hacerles sentir lo más cómodos posibles y que no echen nada en falta. Del mismo modo hará con las llamadas de teléfono, las cuales la mayoría serán personas que quieren comunicarse con el director o personal de otros departamentos. Un secretario será el encargado de tomar nota de los recados y filtrar cuáles debe pasar al director y cuáles no.
Responder a los correos electrónicos
Una secretaria o un secretario debe responder a los correos electrónicos externos que vayan dirigidos a la empresa, por lo que, tener una buena redacción y no cometer faltas de ortografía, será un punto a favor para este rol profesional.
Reservar billetes de avión y alojamientos
Esta función, es propia del rol de secretario de alta dirección. En algunas empresas, los altos cargos suelen viajar con alta frecuencia a otras ciudades del país e, incluso, a otros países. La persona que ocupe este rol profesional tendrá que organizar los viajes: comprar los billetes de avión, reservar el alojamiento, planificar las citas e itinerarios que se van a llevar a cabo, etc.
Actualizar la agenda de contactos
La lista de contactos que puede llegar a tener una empresa puede ser infinitamente larga. Por este motivo, es importante mantener actualizada y en orden la agenda (números de teléfono, direcciones de correo electrónico y direcciones postales) de todas las empresas con las que se tiene relación y sus integrantes, así como de todos los proveedores y clientes.
Conocer el protocolo de la empresa
A la hora de trabajar de secretario, es probable que debas aprenderte el protocolo empresarial y las normas de la institución, ya que, en la mayoría de los casos, serás la primera cara visible de la empresa que tienen las personas del exterior. Aprender qué valores son los más importantes y cómo plasmarlos en tu trabajo diario, será una de las principales funciones.

¿Qué hay que hacer para ser secretario/a?

Lo primero que debes saber sobre cómo trabajar de secretario o secretaria es que se necesita una formación completa especializada en el sector de la administración. Como has podido ver en las funciones de este rol profesional, las tareas administrativas están a la orden del día.

La tasa de desempleo juvenil en los graduados en Formación Profesional es menor al 10% tanto en Grado Medio como en Grado Superior. Por este motivo, es muy común encontrar secretarios/secretarias que hayan realizado una FP en el ámbito de la administración.

Por lo que, si te estás preguntando qué hay que hacer para ser secretario, una buena opción es cursar la FP en Gestión Administrativa, donde aprenderás a realizar actividades de apoyo administrativo y tareas de gestión contable y financiera de la empresa. Asimismo, también adquirirás conocimientos sobre áreas de selección, formación y atención al cliente. Además, el Grado Medio en Gestión Administrativa, según los últimos datos del SEPE, ha sido el que mayor número de contratos ha registrado de todos los ciclos de Formación Profesional con un total de 207.338 contratos.

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