Cómo ser Organizador de Eventos
Un organizador de eventos es aquel profesional encargado de planificar y coordinar todos los aspectos de una conferencia, exposición, acto o evento, asegurándose de que todo transcurra según los planes acordados durante la organización, que todos los asistentes disfruten de la experiencia y que el propio evento sea un éxito.
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¿Qué estudiar para trabajar de Organizador de Eventos?
CFGS Marketing y Publicidad en Madrid
CFGS Marketing y Publicidad en Barcelona
CFGS Marketing y Publicidad en Online
CFGS Producción de Audiovisuales y Espectáculos en Madrid
CFGS Producción de Audiovisuales y Espectáculos en Barcelona
¿Qué tareas realiza un Organizador de Eventos?
Un organizador de eventos se ha formado en producción de Audiovisuales y Espectáculos o en Marketing y Publicidad, lo que implica que es conocedor de todos los aspectos que hay que gestionar a la hora de organizar un evento, tanto técnicos como promocionales. Veamos a continuación cuáles son las funciones de un organizador de eventos y qué tipo de trabajo hace:
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Planificar un evento.
La primera tarea que debe realizar un organizador de eventos es planificar el mismo evento: identificar el propósito del acto o fiesta, pensar cómo se va a desarrollar y cuál es el objetivo del evento. Estos tres parámetros marcarán el guion para la correcta organización de cualquier evento y son el punto de partida. -
Buscar proveedores.
Una vez definidos estos tres conceptos, será función del equipo de organización de eventos pasar a la fase de producción: buscar las mejores localizaciones para crear un evento, contratar a los proveedores, planificar el catering, contactar con los invitados, etc. Nada puede dejarse al azar. -
Pensar las necesidades del evento.
Otra de las tareas del responsable de eventos es buscar a los mejores proveedores, según las necesidades del acto: si hay que alquilar escenarios, equipos de sonido, contratar personal de servicio, si se necesitan fotógrafos u operadores de vídeo, si hay que decorar el espacio del evento, obtener permisos, etc. -
Evaluar los presupuestos de un evento.
Será función de la persona encargada de organizar un evento el planificar los presupuestos y costes de montar un evento: pedir presupuestos y asegurarse que no ocurran incidentes que puedan hacer disparar los costes del montaje es una de las tareas responsabilidad del encargado de eventos.
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Hacer promoción y publicidad.
El organizador de conferencias y eventos también tendrá que hacer un trabajo de promoción y publicidad, para garantizar una buena difusión. Sin salirse del presupuesto, le tocará decidir las acciones de comunicación más adecuadas, ya sean anuncios, material promocional, carteles publicitarios o la creación de una web para el evento. -
Gestionar la lista de invitados.
Encargarse de la gestión de los invitados de un evento no es fácil y hay que tener en cuenta muchos factores: determinar la lista de invitados (y sus acompañantes), hacerles llegar la invitación, confirmar su asistencia y asegurarse el modo de trasladaros al evento o alojarlos en hoteles, si fuera necesario. -
Estar presente.
Como gestor de eventos, el día del evento hay que estar presente y, sin perder los nervios, asegurarse que todo está bajo control. Monitorear el progreso del evento y supervisar cómo está saliendo todo es una de las funciones esenciales de la persona encargada de organizar cualquier evento. -
Analizar el resultado del evento.
Finalmente, trabajar en la organización de eventos implica también evaluar un evento cuando este ya ha terminado: analizar cómo ha ido, si ha fallado algo, cómo ha transcurrido todo, los proveedores… Un trabajo de autocrítica es muy importante, ya que ayudará al responsable del evento a mejorar la próxima vez.
¿Cuáles son los requisitos para convertirse en Organizador de Eventos?
Para ser responsable de eventos se exige tener determinados requisitos técnicos, aunque en la mayoría de los casos, un buen organizador de eventos es aquel profesional con determinadas aptitudes sociales y resolutivas. Veamos las principales habilidades de un organizador de eventos:
- Persona organizada
Son muchas las tareas que hay que tener en cuenta en la gestión de un evento, así que el responsable del evento debe ser una persona con la habilidad de saber organizarse antes, durante y después de cada espectáculo o acto. Solamente siendo así de organizado podrá garantizar un evento sin errores ni cabos sueltos. - Altamente creativo
Hay muchas formas de organizar un evento, pero sin duda nuestro cliente siempre exigirá ese punto de originalidad y diferenciación. Así que ser una persona creativa ayudará a organizar un evento exitoso y a la altura de las circunstancias, capaz de impresionar a clientes y a invitados. - Saber gestionar situaciones de estrés
A la hora de organizar un evento suceden muchas situaciones que pueden generar estrés: desde un problema técnico, hasta un invitado que no llega, un inesperado día de lluvia. Lo importante es que el organizador de eventos no pierda los nervios, tenga una buena planificación y sepa reaccionar a tiempo para salir airoso ante cualquier contratiempo. - Persona comunicativa y empática
Un gestor de eventos debe ser un gran comunicador y relaciones públicas, capaz de negociar con todas las partes implicadas y demostrar el control absoluto durante todo el evento. Además, es fundamental que la persona sea también empática, para que entienda las necesidades del cliente y pueda organizar el evento pensando en los objetivos finales. - Detallista
La diferencia entre organizar un buen evento y organizar un evento excelente está en que la persona que organiza ese evento sea observadora y detallista. Saberse fijar en todos los pequeños detalles, por insignificantes que puedan parecer, es uno de los requisitos para convertirse en un buen organizador de eventos. - Facilidad de idiomas
Las empresas organizadoras de eventos suelen trabajar con clientes que quieren promocionar cualquier iniciativa empresarial o participar en una feria del sector. Así pues, será conveniente que el organizador de eventos domine varios idiomas, principalmente el inglés, si quiere hacerse un hueco en la profesión de la organización de eventos.
¿Cuáles son las funciones de un Organizador de Eventos?
Como hemos comentado, un organizador de eventos se ocupa de liderar y coordinar los diferentes equipos de trabajo que se ocupan de dar forma a la celebración o congreso. Además, gestiona los diferentes flujos de aprovisionamiento de material o consumibles, siendo la intermediación ante proveedores otra de las funciones básicas de un organizador de eventos.
Ni que decir tiene, sus actuaciones están en sintonía con los deseos y objetivos del cliente, por lo tanto, otra de sus labores es ajustar la temática decorativa y los elementos de interacción con el público a la naturaleza del encuentro.
Además, se ocupa de realizar el seguimiento de la planificación, marcando los tiempos del evento, para que todo esté listo a tiempo.
Finalmente, y en caso de que surjan problemas, los organizadores de eventos tienen la función de ser capaces de solucionarlo, en la medida de lo posible.
Certificaciones para mejorar empleabilidad de un Organizador de Eventos
¿Cuánto cobra un Organizador de Eventos?
Si te interesa trabajar en la organización de eventos, debes saber que el sueldo promedio está entre los 24.000 y los 27.000 € anuales, aunque puede ganar más según si este profesional es autónomo o está contratado en una empresa de eventos.
Además, el sueldo de este organizador de fiestas y actos también puede variar (y mucho) en función de la magnitud de cada proyecto, de las necesidades técnicas, del presupuesto inicial y de la dificultad de gestión del mismo.