Recepcionista

Cómo ser Recepcionista

Administración y Gestión

Un recepcionista es aquel profesional con estudios de gestión administrativa, encargado de gestionar y dar apoyo a cualquiera de los departamentos de una empresa de cualquier sector. Se trata de un perfil multitarea que principalmente brinda atención a clientes, a proveedores y al mismo personal al interno de la organización. Además, el recepcionista se encarga de atender llamadas telefónicas, a recepcionar la correspondencia y mensajería y a dar apoyo en distintas tareas administrativas.

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¿Qué tareas se espera que realice un Recepcionista?

Un recepcionista es un perfil administrativo clave en cualquier organización. Es la cara amable de la empresa, y su función principal es recepcionar a los clientes, proveedores o cualquier persona que llama por teléfono o entra por la puerta de la empresa. Además de ello, el recepcionista se encarga de otras funciones técnicas:

  • La primera y principal función de un recepcionista es atender a las personas. Será trabajo de este perfil de gestión administrativa, interesarse por el motivo de la visita de cualquier persona que acuda a la oficina. Un recepcionista pasa nota a sus superiores o compañeros, avisando de la llegada de la tercera persona.
  • Una función esencial del recepcionista, aunque no forma parte de sus tareas diarias, es que debe ser capaz de entender la jerarquía empresarial, aprenderse los puestos de trabajo de sus compañeros y hasta sus nombres. De esta forma, sabrá pasar mejor las llamadas, o derivarlas a otras personas de su equipo.
  • El puesto de recepcionista implica atender llamadas telefónicas y correos electrónicos. Al igual que con la presencia de visitas a la oficina, este profesional debe responder al teléfono y, o bien derivar la llamada, o bien tomar nota del nombre de la persona que ha llamado y del motivo de su llamada pasar el recado después.
  • Otra tarea para ser recepcionista es saber encargarse de la correspondencia que llega a la oficina, así como de la paquetería. En ambos casos, el recepcionista debe firmar los albaranes y encargarse de entregar las cartas y los paquetes a su destinatario final, o bien clasificarlo todo en el caso de recibir productos de oficina.
  • En muchos casos, es probable que un recepcionista tenga que asumir tareas más administrativas, como preparar facturas, archivar documentos, hacer fotocopias, preparar dosieres para una presentación, reservar una sala de reuniones, preparar cartas para enviar por correspondencia, etc.
  • En la mayoría de los despachos, será trabajo del recepcionista encargarse de proveer el material de la oficina y hacer los pedidos para su repuesto. Esto incluye desde material de oficina y papelería hasta material común para el correcto funcionamiento del despacho (el tóner de la impresora, la prensa diaria, …).
  • En el caso de recepcionistas de centros médicos, peluquerías o cualquier otra empresa de servicios, es frecuente que este profesional se encargue de concertar las citas y registrar la reserva en el sistema informático. Algunos recepcionistas también se encargan de hacer llamadas de recordatorios días previos a la visita.

¿Cuáles son los requisitos para convertirse en Recepcionista?

El profesional recepcionista es un perfil que comparte muchas tareas similares al de un perfil como el de atención al cliente. Es por ello que sus habilidades se basan sobre todo en habilidades blandas, propias de una correcta atención y servicio. Veamos, entonces, los requisitos principales para convertirse en recepcionista:

  1. Buena presencia
    Un recepcionista es la primera persona que un visitante o cliente ve al entrar por la puerta de la empresa, oficina, centro médico, hotel o restaurante. Así que es muy importante mantener una buena apariencia, acorde con la organización. Su actitud frente a la persona que tiene delante debe ser una actitud amable y, sobre todo, eficiente.

  2. Multitarea
    Sin duda un recepcionista es una persona con habilidades multitarea, capaz de realizar diferentes trabajos al mismo tiempo y de forma eficiente. En función de la empresa, este profesional deberá pasar de una tarea a otra constantemente, y tanto podrá estar atendiendo una llamada como recepcionando un paquete o imprimiendo un dosier.

  3. Habilidades informáticas y técnicas
    Uno de los principales requisitos del recepcionista es que debe dominar los programas de ofimática para poder registrar las entradas y salidas de correspondencia, emitir facturas, agendar citas, etc. También debe saber funcionar los equipos de oficina como impresoras, encuadernadoras, fotocopiadoras, y todo el material consumible necesario.

  4. Altamente discreto
    De un recepcionista se espera que sea una persona altamente discreta, ya que por sus manos pasan documentos confidenciales, citas telefónicas, recados y cualquier tipo de documentación que requiere un tratamiento reservado. Es importante poder confiar en los recepcionistas y tener absoluta certeza de su discreción y de su buen trabajo.

  5. Persona organizada
    Para ser recepcionista hay que saber organizarse en sus tareas diarias de forma impecable. Suele tomar notas siempre y llevar la agenda al día, para poder acordarse de todas sus tareas. Además, un recepcionista trabaja de forma independiente y, aunque debe dar respuesta a sus superiores, él/ella mismo/a se organiza su tiempo y su trabajo.

  6. Ser una persona perfeccionista
    Otra habilidad actitudinal de un recepcionista es que debe ser una persona detallista y perfeccionista. Olvidarse de pasar un encargo, tomar mal un teléfono por equivocación o no fijarse lo suficiente a la hora de registrar una información, puede poner en duda la capacidad profesional de un recepcionista y dañar la imagen de toda la empresa.

  7. Habilidad comunicativa
    Un requisito indispensable para ser un buen recepcionista en una oficina de despacho es mostrar una atención al cliente impecable, atenta y educada. También es importante que este profesional se comunique de forma clara, con un lenguaje correcto y que tenga una buena redacción escrita, con capacidad de síntesis y sin faltas de ortografía.

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¿Cuál es el sueldo promedio de un Recepcionista?

Un perfil de recepcionista en España cobra actualmente entre los 20.000 y los 26.000 euros anuales, aunque dependiendo del trabajo que le toque hacer en su día a día, y del tipo de empresa u organización donde trabaje, su sueldo anual puede ser distinto. Además, el sueldo de un recepcionista puede variar dependiendo del convenio sectorial de la empresa y, por supuesto, se espera que su salario también pueda ser mayor cuanta más experiencia tenga o cuantos más años lleve trabajando en la misma empresa.

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